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北京康盟慈善基金会 采购管理规定
2017-05-31 09:31:14   来源:   评论:0 点击:

 

第一章  总则

第二章  采购原则

第三章  采购流程

第四章  附则

第一章  总则

第一条 【宗旨和根据】

为加强机构采购计划管理,规范采购工作,保障机构运行所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。

 

第二条 【适用范围】

本制度适用于机构对外采购与捐赠项目有关的固定资产、材料、办公用品、服务的采购(以下统称为采购物品)。

 

第三条 【职责权限】

1、秘书处负责采购管理制度的审批、采购活动审批;

2、部门负责人、财务负责采购需求初步审核;

3、综合部负责采购管理制度的制定、采购过程中供应商甄选、询价、议价、比价、采购协议签署、供应商信息库建立;

4、捐赠项目立项、执行过程中产生固定资产、材料、配件等物品、服务的采购由需求部门负责;办公用品、行政支持采购由综合部负责。

 

第二章  采购原则

第四条 【询价比价原则】

物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格。

临时性应急购买的物品除外。

 

第五条 【一致性原则】

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的510%

 

第六条 【低价搜索原则】

采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。

 

第七条 【廉洁原则】

1、自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。

2、廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。

3、严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

4、加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

5、工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给机构造成损失。

 

第八条 【招标原则】

凡大宗物品(服务),金额在5万以上,都应通过询议价或招标的形式,由综合部、财务等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格。

 

第九条 【审计监督原则】

采购人员要自觉接受财务部或机构领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,机构有权对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。

第四章  采购流程

1、采购预算:

根据项目运行实际需要、行政办公需要,部门负责人在每月28日前向秘书处提报次月预算,该预算作为财务报销的支持文件。

2、采购申请:

预算经秘书处批准后,除日常行政采购以外的采购行为,需提出采购申请,填写《请购单》,请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。综合部根据供应商信息库名录提供供应商联系方式,采购需求发起者负责下单、跟进、验收、结款。

3、询价比价议价:

1)每一种物品(服务)原则上需两家以上的供应商进行报价。

2)综合部接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》,按低价原则进行采购。

3)属下列情况者,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。

4、供应商选择:

1)具有合法经营主体者。

2品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

3信誉良好者。

4客户认可的供应商。

综合部负责建立供应商信息台帐。

5、合同签定:

1)供应商经审查合格后,由采购发起部门与选定的供应商签订合同。

2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。

6、进度跟催

1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真、邮件、等多种方式向供应商处跟催,以确保物品(服务)能适时供应。

2)若采购物品(服务)无法在预定时间内交货的,采购发起者迅速寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会需求部门。

7、验收入库:

采购物品(服务)到机构后,属固定资产、材料、配件等物品等经需求部门验收,办公用品等常用品经行政人员验收合格后,开具《入库单》,按流程办理入库手续。如验收不合格的,由综合行政人员通知采购部门,2日内办理换(退)货手续。

8、对帐付款:

采购物品(服务)办理入库后,由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

9、采购流程图:(附后)

六、考核:

凡违反本制度的人员,依照机构相关管理制度进行处罚。

七、本制度解释权归综合部,自公布之日起执行。

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