档案管理制度北京康盟慈善基金会

第一章总则

第一条 为完善北京康盟慈善基金会（以下简称“基金会”）制度建设，规范档案管理工作，参考《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等，制定本制度。

第二条 本制度所称档案，是指基金会运营管理活动中直接形成的各种书面资料、图片、音像、电子数据等形式的历史记录。

第三条 基金会档案管理工作的原则，是既要严谨规范又要便利工作。

第四条 基金会各部门均适用本制度。

第二章档案分类

第五条 档案根据形式不同，分为以下三类：

（一）纸质档案：包括纸质文件、报表、合同等。

（二）电子档案：包括电子文档、邮件、数据库记录、照片、录音、录像等。

（三）实物档案：包括奖杯、奖状、纪念品等。

第六条 档案根据内容不同，分为以下几类：

（一）人事档案：劳动合同、员工档案等。

（二）会计档案：捐赠收据、记账凭证（含附件）、会计报告及各种财务核销资料等。

（三）项目档案：项目文件、合同协议、受益人资料等。

（四）管理档案：基金会日常管理活动中形成的会议资料、工作计划、总结、执行记录等。

（五）其他文书档案。

第三章档案管理

第七条 档案管理是基金会运营管理活动的基础工作。基金会档案由专门的档案管理人员统筹，各部门档案由该部门的档案管理人员负责。

第八条 各档案管理人员负责档案的接收、统计、整理、分类、保管、使用、借阅等。档案管理人员应根据实际情况填写档案接收单，建立档案管理目录、档案借阅登记表、档案销毁记录表等。

第九条 基金会各档案管理人员应及时清点工作中形成的相关文件，定期盘查归档情况。

第十条 各档案管理人员应及时更新档案管理目录，并对档案进行整理。

第十一条 各档案管理人员应每季度至少一次根据目录核对档案。

第十二条 基金会各部门需要使用档案时，应向档案管理人员申请，经档案所属部门负责人批准后方可借阅，并填写档案借阅登记表。

第十三条 各档案管理人员及经办人员应对档案保管及保密性负责。

第十四条 所有档案原则上应保持原卷册保存，个别需要拆封重新整理的，经档案管理人员提请领导审批通过后方可进行。

第十五条 电子档案应以可靠的服务器/云存储/物理存储的电子介质保存，并作备份。

第十六条 各档案管理人员工作变动或离职时，应办理交接手续，核对档案接收单、档案管理目录、档案借阅登记表、档案销毁记录表等是否正确，并与交接人员共同签字确认。

第四章档案销毁

第十七条 根据相关法律法规规定，基金会档案保管期限分为协议规定、5年、10年、30年及永久（详见“附件：档案保管期限表”）。

第十八条 涉及档案变更需要销毁旧文件的，由经办人员提交上级领导、秘书长逐级签批后方可销毁。旧文件仅需标记“暂存”无需销毁的，适用本制度规定的档案保管期限。

第十九条 项目终止或结束，档案保管期限届满需要销毁档案或因档案变更需要销毁旧文件的，由经办人员提交上级领导、秘书长，以及分管该业务的副理事长或理事长逐级签批后，上述档案或文件方可销毁。

第二十条 档案销毁由档案管理人员负责，经办人员与档案管理人员核对无误后，应共同在档案销毁记录表上签字确认。同时，档案管理人员应保留档案或文件销毁过程中的所有记录、清单、照片、文件等资料。

第五章附则

第二十一条 北京康盟慈善基金会拥有对本制度的最终解释权，并有权对本制度进行修订。

第二十二条 本制度经北京康盟慈善基金会第三届第三次理事会会议审议通过，自通过之日起生效。

附件一：档案保管期限表

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